Des réunions efficaces, c’est possible !
Nous sommes tous amenés à animer des réunions ou des ateliers au cours de nos semaines : les Product Managers encore plus que les autres. Le problème, c’est qu’à force d’assister à des réunions peu utiles, on assiste à un mouvement “anti-réunion” très fort. Pour preuve, si vous êtes sur votre lieu de travail, levez la tête et demandez à votre collègue le plus proche s’il a hâte d’assister à la prochaine réunion de la journée.
Si ce rejet des réunions réussit à certaines entreprises qui inventent de nouveaux modes de prise de décision, ce temps passé en équipe peut être un formidable moment d’échange, d’alignement et aider à traiter des problématiques complexes. Il ne faut pas jeter toutes les réunions parce que certaines d’entre elles ne sont pas efficaces.
Il existe de nombreux contenus sur le sujet : voici une compilation de conseils et outils dont je me sers pour chaque réunion avec des explications et détails. Pour aller plus loin, vous trouverez en bas de cet article les sources de ces conseils. N’hésitez pas à partager vos propres idées et conseils en commentaire pour contribuer à changer la mauvaise réputation des réunions !
Avant la réunion / l’atelier
Un collègue chez OCTO Technology me disait toujours que 80% de la réussite d’une réunion est une réunion bien préparée, c’est pourquoi l’avant réunion est essentiel.
La question de base à se poser est très simple :
Cette réunion est-elle vraiment nécessaire ?
Si non, autant passer par email (on sous-estime parfois l’intérêt de l’écrit) ou traiter en direct le point avec la personne qui peut prendre la décision. Corollaire : si vous êtes invités à une réunion qui n’est ni un atelier de travail au cours duquel vous produirez quelque chose, ni un sujet sur lequel vous avez un pouvoir de décision, refusez !
Maintenant que nous sommes sûrs que cette réunion est nécessaire, des étapes simples s’imposent :
- Invitez les participants à la réunion en précisant dans l’invitation l’objectif et le livrable attendu. Par exemple :
- Fixez une durée de 25 minutes ou de 50 minutes pour laisser aux participants le temps de se reposer entre deux réunions ou de mettre au propre leurs notes. Les journées où les réunions s’enchaînent sans pause ne sont productives pour personne : ni pour les participants, ni pour l’animateur de la réunion qui verra tout le monde piquer du nez en cours de route.
- Ne dépassez pas 4h de travail s’il s’agit d’un atelier
- Envoyez un rappel à J-1 avec la présentation qui sera faite le cas échéant. Certaines personnes ont besoin de préparer les réunions. Pour les amateurs de l’outil DISC, les profils Consciencieux seront particulièrement sensibles à cette attention. Envoyer le document en avance vous fera alors gagner un temps précieux et vous permettra d’obtenir des retours de meilleure qualité. Vous pouvez ajouter un événement à J-1 dans votre agenda pour penser à ce rappel.
Jusque là, ça n’est que du bon sens : je ne vous fais pas l’affront de vous conseiller d’avoir une salle adaptée à ce que vous allez faire (par exemple grande et dégagée pour permettre la circulation pendant un atelier). (oups, je viens de le faire).
Pendant la réunion
Les règles de base d’une réunion efficace portent plusieurs noms. La version 0 1 2 3 lue dans la 25ème heure a le mérite d’être facilement mémorisée.
0 retard : commencez la réunion à l’heure prévue que tous les participants soient là ou non. Les personnes sauront que vous n’êtes pas en retard et s’adapteront pour être à l’heure à la suivante. Cela ne vous dispensera pas de devoir résumer en une phrase (pour ne pas faire perdre le temps à ceux qui étaient à l’heure) ce qui s’est passé dans l’intervalle.
1 écran / ordinateur : limitez les distractions pour garantir des meetings efficaces. Avec un unique écran, on va aller bien plus vite car tous les participants seront concentrés. Il n’y a rien de pire que la réunion qui s’enlise pendant que tout le monde envoie ses mails en retard et où il faut faire plusieurs fois le même débat pour arriver à une conclusion. Si vous avez du mal à mettre en oeuvre cette règle, n’hésitez pas à chercher dans vos locaux si une salle capte mal internet et à y animer vos réunions (pour l’avoir testé récemment, c’est d’une efficacité redoutable).
2 pizzas : invitez au maximum le nombre de personnes qui pourraient manger deux pizzas américaines (environ 8 personnes). Pour rendre à Caesar ce qui est à Caesar, l’armée romaine avait déjà ce concept : le contubernium, un groupe de 8 légionnaires qui partageaient la même tente.
3 0 minutes : ne faites pas de réunion de plus de 30 minutes. C’est une partie de la règle avec laquelle je suis moins à l’aise. Un atelier peut nécessiter un temps plus long, et si la réunion doit réellement durer 30 minutes, autant la faire en 25 pour laisser le temps aux équipes.
Au delà de ces règles d’organisation, pensez à écrire et présenter l’objectif de la réunion sur un tableau ou paperboard qui sera visible à tout moment. Cela vous permettra de vous y référer si les débats glissent vers des sujets qui ne sont pas en lien direct avec l’objectif.
Corollaire : créez un parking pour lister les sujets qui sont hors sujet pour les traiter dans un second temps. La technique du parking vous permet de clore des débats sans perdre de bonnes idées ou donner au participant l’impression que vous rejetez son avis. Utilisé à bon escient et en y accordant le suivi qu’il mérite, le parking vous permettra assez rapidement de re-devenir maître de votre timing.
Et en parlant de timing, créez, écrivez et partagez toujours l’agenda. Il n’y a rien de plus risqué pour votre gestion du temps que de ne pas avoir un agenda clair et communiqué à tous les participants. Ecrivez en face de chaque sujet l’heure à laquelle vous souhaitez commencer à en parler afin que le groupe puisse identifier de lui même s’il est dans les temps ou non. Mettez à jour les horaires si vous voyez qu’elles sont entrain d’être dépassées.
Si vos réunions ont tendance à ne pas être efficaces car vous avez le sentiment qu’elles sont ralenties par des conflits, je vous conseille de lire cet excellent article (en anglais) sur les questions à se poser en cas de gestion de conflit. Notamment, n’hésitez pas à expliquer ce que vous comprenez du point de vue des participants qui sont en conflits avec vos propres mots pour vous assurer de bien comprendre les enjeux.
Si vous ne voulez pas être celui qui va écrire tous les Compte Rendus, vous avez également le droit de désigner un responsable du Compte Rendu de la réunion.
Vous voulez vous améliorer ? Alors le meilleur moyen reste de solliciter le feedback aux participants. Vous pouvez par exemple noter la réunion en utilisant la méthode du ROTI (Return On Invested Time). Il s’agit d’une note à main levée allant de 1 (pire note) à 5 (meilleure note). Avant le ROTI, rassurez les participants en leur indiquant que vous ne demanderez pas en séance l’explication de la note.
Evidemment, s’il y a des actions à mener, ne quittez pas la salle sans avoir désigné des porteurs de ces actions.
Après le meeting
Remerciez les participants pour le temps qu’ils ont passé avec vous sur le sujet du jour.
Envoyez systématiquement un compte rendu contenant les prochaines étapes, leur porteur et les prochaines échéances.
Avec ces outils de base et à l’aide du feedback, vous avez de quoi vous lancer dans une amélioration continue de vos réunions !
Si vous mettez en oeuvre d’autres outils ou techniques, je serais très heureux que vous m’en parliez.
Sources :
- Roman Army Structure, Vindolanda Museum : vidéo Youtube
- La 25ème heure
- Rework
- Ré-apprendre à décider
- 5 Hard Questions to Ask Yourself During a Conflict
- L’atelier collaboratif
- Outils du manager (Podcast)
